Il Time management (tradotto: la gestione del tempo) è una parte importante del Project Management, ma è anche una capacità divenuta basilare per l’organizzazione della vita quotidiana. E può ridurre il distress.
Mille impegni, la mancanza di tempo libero ma anche il desiderio di fare molto, di sfruttare al massimo la nostra giornata. Può il Time Management esserci di aiuto in questi frangenti?
Soprassedendo un momento sul significato della necessità di avere ogni minuto occupato, ci sono degli strumenti che possono aiutarci ad ottimizzare il nostro tempo? E soprattutto a svuotarci la mente dalla necessità di ricordare tutti gli impegni?
Cercherò di rispondere a queste domande, iniziando con il dire che, intuitivamente, la capacità di organizzare il proprio tempo dovrebbe ridurre la frustrazione, il tempo perso e l’esposizione allo stress.
Una soluzione potrebbe venire dall’applicazione del Time Management, un insieme di strumenti e processi che sembrano estrapolati dal Project Management, ossia quella disciplina che ci aiuta a gestire i progetti. E che, secondo me, dovrebbe diventare una parte della cultura generale di un individuo.
Secondo il Time management, i tre step per l’organizzazione del tempo sono, sinteticamente, i seguenti:
redigere la lista delle attività da fare, scritta, perché farla solo mentalmente non aiuta molto
assegnare una priorità e una probabile durata per ognuna delle attività testé elencate, il tutto sempre in forma scritta
creare una lista, temporalmente ordinata e, ovviamente, scritta, delle attività da fare nella sola giornata
E se dovesse arrivare un imprevisto durante la giornata?
Niente paura, basta includere l’imprevisto nella nostra pianificazione e togliere qualcos’altro.
E se qualcuno mi volesse distogliere dagli obiettivi?
Beh, in questo caso devi fare una scelta fra i tuoi piani e la simpatica alternativa: la vita può essere ingiusta.
E questo è quanto…
Ma questa tecnica funziona veramente? Oppure potrebbe essere controproducente o addirittura dannosa?
Il Time Management è un argomento di cui si parla almeno dagli inizi degli anni 70. Anche da prima se si considera il contributo di Lillian Moller Gilbreth nella razionalizzazione del tempo in ambito industriale.
Non sono state fatte molte ricerche sulla sua vera utilità, anche perché il costrutto “Time Management” non è molto ben definito, ma qualcuno nel tempo si è preso la briga di verificare il legame fra la gestione del tempo e il benessere. E il distress.
In realtà la questione ha origini, diciamo, dissacranti. Inizialmente, i ricercatori erano interessati a (dis)confermare la diffusa fama di tecnica valida per incrementare le prestazioni lavorative del personale di un’azienda, come diffusamente affermato dai professionisti del settore.
Per capirci qualcosa, ho analizzato i risultati di due meta-analisi che sintetizzano quasi 50 anni di ricerche in questo campo, di cui ti riporto una breve descrizione:
- La prima, pubblicata nel 2007, è ad opera di due università olandesi ed è consistita in una review di 32 studi empirici sul Time Management condotti fra il 1982 ed il 2004 (DOI: 10.1108/00483480710726136)
- la seconda, pubblicata nel 2021, è invece una meta-analisi di 158 articoli pubblicati sull’argomento fino al 2019, condotta da un’università canadese (https://doi.org/10.1371/journal.pone.0245066)
Le conclusioni
Le analisi effettuate dai ricercatori sembrerebbero confermare quanto sempre creduto sul Time Management, ossia che influenzi positivamente le prestazioni lavorative, anche se non sembrerebbe essere questa la conclusione più importante. Che riguarderebbe, invece, il benessere percepito: analizzando i singoli indicatori, sembra che una corretta gestione del tempo innalzi il senso di soddisfazione in generale, la salute fisica e mentale, l’ottimismo e diminuisca il distress (lo stress cattivo, contrapposto all’eustress, quello buono).
Questo risultato è tutt’altro che sorprendente: infatti il Time Management favorirebbe lo sviluppo di alcune capacità individuali, come l’autostima, il senso di autoefficacia (percepirsi come capaci di agire) e la percezione di avere il controllo sulla propria vita (locus of control interno), tramite il controllo sul proprio tempo. Non solo il Time Management sfrutterebbe queste caratteristiche quando già presenti, ma ne aiuterebbe lo sviluppo quando dovessero risultare latitanti in noi, ossia se dovessimo sentirci, diciamo, su una barchetta sfondata in mezzo al mare: il time management può fornire la pece per sistemare un po’ la barchetta e un piccolo motore per andare incontro alle onde.