La gestione del tempo (vedi qui) non ha significato senza queste due parole: efficace ed efficiente.

Sono due parole che senti usare spesso, a volte indifferentemente, come se avessero quasi lo stesso significato. Sono anche due parole in grado, a volte, di generare in te un discreto senso di oppressione ed inadeguatezza, a volte in grado invece di spronarti; dipende dal contesto, da come sei e da chi ti tocca frequentare (¬‿¬).

Esistono anche modi di dire comuni: si usa dire “una persona efficiente”, “un metodo efficace”. Ma potrei dire “una persona efficace” o “un metodo efficiente”?

La risposta è sì, però bisogna stare attenti perché il significato cambia.

Faccio un esempio: supponiamo che debba andare ad un appuntamento importante e di non avere molto tempo a disposizione.

Sono appena scesa all’opportuna fermata dell’autobus ma non ho le idee ben chiare sulla strada che dovrei fare per raggiungere la mia destinazione. L’appuntamento è importante e non voglio fare tardi; non ho molto tempo a disposizione, ma ho una discreta conoscenza della zona e, nella mia testa, la mia destinazione è chiara, ossia ho visualizzato bene il posto che devo raggiungere.

Pressata dal tempo inizio a camminare nella direzione che presumo sia corretta.

“Va bene, adesso devo girare a destra (zig), ora prendo a sinistra e arrivo in quella strada che conosco bene (zag). Ops, non sono in quella strada… e ora? Provo ad andare dritto, forse è la parallela (zig). Ma non è neanche la parallela, va bene, vado a destra (zag).”

Pressata dal tempo inizio a temere di girare a vuoto, di essermi persa, sento caldo e sono stanca. Ma dove mi trovo? Inizia ad affacciarsi la frustrazione, temo di arrivare in ritardo all’appuntamento e, sopraffatta dai miei pensieri negativi, che non arriverò mai, dove non so, mai da nessuna parte (⊙_⊙;) !

Con gli occhi fuori dalle orbite chiedo ad un passante di aiutarmi; fortunatamente conosce la zona e mi indica la strada.

Questo è un comportamento che possiamo definire efficace? Si, la destinazione è facile che riesca a raggiungerla, al netto di qualche doverosa riflessione sul tempo impiegato e sui chilometri percorsi. Perché l’efficacia è la capacità di “fare le cose”, ossia di raggiungere gli obiettivi.

Questo è un comportamento che possiamo definire efficiente? Forse no, se il mio procedere a zig-zag è caparbio, perseverante, se faccio passare molto tempo prima di chiedere al buon passante. L’efficacia, in questo caso, valuta proprio il tempo perso ed i chilometri che percorro inutilmente per arrivare alla meta. Efficacia vuol dire fare le cose nel modo più “economico” possibile, in termini di tempo, energia e costi.

Immaginami ora nella stessa situazione di prima ma mentre metto in atto un altro possibile comportamento: invece di mettermi subito a camminare, immaginami ferma a riflettere appoggiata alla palina della fermata dell’autobus. A valutare il tempo a mia disposizione e quanto mi sento in grado di arrivare a destinazione senza vagare inutilmente per le vie. Dopo un minuto di riflessione, che prevede anche la contemplazione del cielo azzurro e la percezione della brezza fresca sul mio viso, immaginami tirare fuori il cellulare e impostare il navigatore. E, dopo qualche considerazione sul percorso tracciato, rimanere un altro po’ appoggiata alla palina a guardare il cielo.

Può essere considerato un comportamento efficace? Si, perché sicuramente arriverò alla mia meta.

È anche efficiente? Si, perché il tempo impiegato all’inizio per impostare il navigatore e guardare il cielo lo recupererò procedendo spedita verso la meta, senza vagare inutilmente per le strade del quartiere. Arriverò probabilmente meno stanca e accaldata e sicuramente mi sarò sentita meno ansiosa e frustrata.

Con un ringraziamento da parte della mia psiche.

La pianificazione fa risparmiare tempo all’esecuzione.

Me stessa

L’esempio che ho usato è abbastanza banale e non rappresenta bene le difficoltà che ci potremmo trovare a fronteggiare quotidianamente. Potrebbe, infatti, essere difficile trovare la via efficace ed efficiente per raggiungere un risultato piuttosto complesso o non ben definito. Se questo obiettivo complesso non può essere scomposto in sotto-obiettivi più conosciuti e più facili da raggiungere, può darsi che l’unica strada sia quella di procedere per prove ed errori.

Questo, purtroppo, è il prezzo dell’esperienza. Va da sé che, in questa situazione, all’inizio non saremo efficienti e, temo, neanche efficaci, ma poi impareremo.

In casi come questi, ossia quelli complicati, credo che sia conveniente incamminarsi lentamente verso la meta per riuscire a vedere meglio il nostro punto di arrivo, provvedendo, man mano, ad eliminare i comportamenti che si sono rivelati inutili e a perseverare su quelli che ci hanno fatto fare qualche progresso.
Possibilmente senza scoraggiarsi.

←Il time management

Il Time management (tradotto: la gestione del tempo) è una parte importante del Project Management, ma è anche una capacità divenuta basilare per l’organizzazione della vita quotidiana. E può ridurre il distress.

Mille impegni, la mancanza di tempo libero ma anche il desiderio di fare molto, di sfruttare al massimo la nostra giornata. Può il Time Management esserci di aiuto in questi frangenti?
Soprassedendo un momento sul significato della necessità di avere ogni minuto occupato, ci sono degli strumenti che possono aiutarci ad ottimizzare il nostro tempo? E soprattutto a svuotarci la mente dalla necessità di ricordare tutti gli impegni?

Cercherò di rispondere a queste domande, iniziando con il dire che, intuitivamente, la capacità di organizzare il proprio tempo dovrebbe ridurre la frustrazione, il tempo perso e l’esposizione allo stress.
Una soluzione potrebbe venire dall’applicazione del Time Management, un insieme di strumenti e processi che sembrano estrapolati dal Project Management, ossia quella disciplina che ci aiuta a gestire i progetti. E che, secondo me, dovrebbe diventare una parte della cultura generale di un individuo.

Secondo il Time management, i tre step per l’organizzazione del tempo sono, sinteticamente, i seguenti:

E se dovesse arrivare un imprevisto durante la giornata?
Niente paura, basta includere l’imprevisto nella nostra pianificazione e togliere qualcos’altro.
E se qualcuno mi volesse distogliere dagli obiettivi?
Beh, in questo caso devi fare una scelta fra i tuoi piani e la simpatica alternativa: la vita può essere ingiusta.

E questo è quanto…

Ma questa tecnica funziona veramente? Oppure potrebbe essere controproducente o addirittura dannosa?
Il Time Management è un argomento di cui si parla almeno dagli inizi degli anni 70. Anche da prima se si considera il contributo di Lillian Moller Gilbreth nella razionalizzazione del tempo in ambito industriale.

Non sono state fatte molte ricerche sulla sua vera utilità, anche perché il costrutto “Time Management” non è molto ben definito, ma qualcuno nel tempo si è preso la briga di verificare il legame fra la gestione del tempo e il benessere. E il distress.

In realtà la questione ha origini, diciamo, dissacranti. Inizialmente, i ricercatori erano interessati a (dis)confermare la diffusa fama di tecnica valida per incrementare le prestazioni lavorative del personale di un’azienda, come diffusamente affermato dai professionisti del settore.

Per capirci qualcosa, ho analizzato i risultati di due meta-analisi che sintetizzano quasi 50 anni di ricerche in questo campo, di cui ti riporto una breve descrizione:

1. La prima, pubblicata nel 2007, è ad opera di due università olandesi ed è consistita in una review di 32 studi empirici sul Time Management condotti fra il 1982 ed il 2004 (DOI: 10.1108/00483480710726136)
2. la seconda, pubblicata nel 2021, è invece una meta-analisi di 158 articoli pubblicati sull’argomento fino al 2019, condotta da un’università canadese (https://doi.org/10.1371/journal.pone.0245066)

Le conclusioni

Le analisi effettuate dai ricercatori sembrerebbero confermare quanto sempre creduto sul Time Management, ossia che influenzi positivamente le prestazioni lavorative, anche se non sembrerebbe essere questa la conclusione più importante. Che riguarderebbe, invece, il benessere percepito: analizzando i singoli indicatori, sembra che una corretta gestione del tempo innalzi il senso di soddisfazione in generale, la salute fisica e mentale, l’ottimismo e diminuisca il distress (lo stress cattivo, contrapposto all’eustress, quello buono).

Questo risultato è tutt’altro che sorprendente: infatti il Time Management favorirebbe lo sviluppo di alcune capacità individuali, come l’autostima, il senso di autoefficacia (percepirsi come capaci di agire) e la percezione di avere il controllo sulla propria vita (locus of control interno), tramite il controllo sul proprio tempo. Non solo il Time Management sfrutterebbe queste caratteristiche quando già presenti, ma ne aiuterebbe lo sviluppo quando dovessero risultare latitanti in noi, ossia se dovessimo sentirci, diciamo, su una barchetta sfondata in mezzo al mare: il time management può fornire la pece per sistemare un po’ la barchetta e un piccolo motore per andare incontro alle onde.

In questo articolo cercherò di spiegare cos’è e a cosa serve il Project Management, per approdare poi ad un elenco di possibili utilizzi di questa disciplina nelle diverse professioni.

Inizio con l’ammettere di non considerare il Project Management uno degli argomenti di conversazione più comuni e piacevoli e che difficilmente ne sentirai parlare, a meno che tu non faccia parte di determinati ambienti. E ti potrebbe succedere, semmai ti capitasse di sentirne parlare, di percepirlo come un argomento da evitare o almeno da guardare con sospetto.

Per farlo diventare poi qualcosa da non trattare più, in grado di suscitare una sensazione di adeguato fastidio solo a sentirlo nominare.

E lo dico per esperienza.

Questi alcuni dei pensieri che suscitò in me la prima volta che ne sentii parlare:

1. un’americanata,
2. un approccio complicato per la gestione di problemi semplici,
3. un “coso” per ingegneri e simili,
4. qualsiasi cosa sia, non fa per me.

Eh sì, all’inizio la pensavo così, nel senso che, avendoci a che fare in continuazione, pensavo tutt’e quattro le frasi sopra elencate, a rotazione. Invece adesso ti parlerò dei motivi per i quali, secondo la me di adesso, chiunque dovrebbe acquisire almeno le basi del Project Management.

Quando parliamo di Project Management, stiamo parlando, in italiano, di gestione dei progetti, quindi siamo, appunto, nell’ambito dei progetti.

Cos’è allora un progetto?

In senso lato, nella definizione di progetto potrebbe rientrare tutto quello che sogniamo, pensiamo, pianifichiamo o realizziamo al di fuori della nostra routine quotidiana e delle nostre attività abitudinarie.

Faccio qualche esempio:

fare la spesa tutti i giorni non è un progetto;

fare una spesa per preparare un pranzo con gli amici sarà una delle attività del progetto pranzo con gli amici, che ne conterrà diverse altre: fare la spesa, procurarsi le sedie, studiare le ricette e così via.

Andare tre volte a settimana in palestra non è un progetto, specialmente se lo si fa da diversi anni e con l’intenzione di proseguire per altrettanti;

però la stessa iniziativa di andare tre volte a settimana in palestra potrebbe, in alcuni casi, far parte del progetto perdere peso, che comprenderà le attività di: andare in palestra, andare due volte al mese dal dietologo, mangiare solo determinati cibi e così via.

Leggere per abitudine un libro prima di addormentarsi non è un progetto;

leggere dei libri su una determinata nazione con l’obiettivo di andarci appena possibile, potrebbe essere una delle attività del progetto organizzare un viaggio. Anche se questa lettura dovesse avvenire prima di andare a letto!

Per un medico, recarsi tutti i giorni in ambulatorio per visitare i pazienti non è un progetto;

però, per qualche paziente, la visita dal medico potrebbe essere una parte di un suo progetto, come, ad esempio, smettere di fumare, perdere peso, liberarsi di un qualche fastidio fisico.

Che cosa ne deduciamo?

Uno. Che i progetti hanno una durata limitata nel tempo, ossia una scadenza (la data del pranzo con gli amici, la data di partenza del viaggio, il termine che ci siamo dati per perdere 10 chili) e una data di inizio, coincidente con il momento in cui abbiamo preso la decisione di realizzare la nostra idea; i “non progetti”, invece, possono durare un tempo indefinito.

Due. Che i progetti hanno lo scopo di creare qualcosa di unico, come il pranzo con i nostri amici, il nostro viaggio nel paese prescelto, la nostra dieta con precise caratteristiche pensate proprio per noi. Le attività dei “non progetti”, invece, producono sempre lo stesso piccolo risultato, o, al più, dei risultati che differiscono poco fra loro.

Tre. Infine, sia i progetti che i “non progetti” generalmente coinvolgono diverse persone (negli esempi: gli amici, il medico, l’allenatore, l’agente di viaggio, ecc.) e diversi oggetti (le sedie, l’aereo, i cibi, il tapis roulant ecc.), la cui attività o disponibilità deve essere organizzata e coordinata affinché il loro impegno, o il loro uso, risulti efficace per i fini preposti. Ma mentre per i “non progetti” abbiamo la ripetitività che ci permette di sperimentare ed affinare la gestione di tutti gli attori in gioco, nei progetti è difficile che ci siano molte possibilità di ripetere ciò che non è andato come avrebbe dovuto.

In conclusione, si chiama progetto qualsiasi attività che venga organizzata per produrre un risultato unico, all’interno di un arco temporale limitato, anche se ampio a piacere.

PS: i “non progetti” si chiamano, a volte anche nel linguaggio corrente, servizi.

Andiamo avanti…..

Una volta che abbiamo il progetto (project) dobbiamo gestirlo (to manage), ossia dobbiamo fare le azioni giuste per arrivare, nel modo più comodo possibile, al risultato.

Le idee senza la loro esecuzione sono allucinazioni.

Thomas Edison

Ti trovi d’accordo con Thomas?

Beh, io no, ma questa frase mi sembrava che qui ci stesse bene.

Thomas ti vuole dire che, nel caso in cui ti ritrovassi per le mani un progetto, sarebbe utile che ti dessi da fare per realizzarlo.

E come?

Semplice, con il Project management!

Abbiamo detto che un progetto è un’attività che viene organizzata per produrre un risultato: è proprio nelle parole attività organizzata che trova posto il Project Management.

Per creare le metodologie che rientrano nella più ampia cornice del Project Management, gli ideatori hanno frantumato il percorso ottimale per trasformare un’idea in risultato e analizzato ogni passo: da questo lavoro sono scaturite delle guide, ognuna riferita a metodologie diverse, ma realmente poco differenti fra loro, contenenti l’elenco dei passi da fare, cronologicamente ordinati, per arrivare al risultato senza trascurare o sottovalutare nessun aspetto fondamentale.

Un esempio

Supponiamo che, guarda caso proprio in questo momento, ti venga in mente di organizzare un viaggio; si pone ovviamente il problema di passare dall’ideazione (“voglio organizzare un viaggio”) alla realizzazione (“ho organizzato un viaggio in Madagascar”).

Attenzione! Sto parlando solo dell’organizzazione del viaggio, perché il viaggio vero e proprio sarebbe un altro progetto.

Come potresti fare per organizzare questo viaggio in Madagascar? In modo intuitivo ti potrebbe venire in mente di prendere carta e penna, oppure di aprire l’applicazione degli appunti, e scrivere: informarsi su internet, leggere libri, cercare voli aerei, chiamare gli alberghi, pianificare le escursioni, racimolare l’attrezzatura e così via.

E’ sicuramente un buon inizio ed è tutto (o quasi tutto) alla portata di tutti (o quasi tutti….).

Questo è vero Project Management!

Sul serio….

Non sto scherzando….

Se fare Project Management significa organizzare e realizzare tutto quello che è necessario per raggiungere uno scopo prefissato, perché un semplice elenco di attività non dovrebbe farne parte?

Infatti ne fa parte.

Solo che, appunto, è solo una parte. C’è molto di più.

Per fare vero Project Management dovresti fare anche altro e sempre con carta e penna (o con la tua app).

Dovresti dare, ad esempio, un ordine temporale a tutte le attività, assegnare delle date di inizio e fine ad ogni attività e ricordarti di coinvolgere le persone che se ne dovranno occupare, annotare i costi previsti e analizzare i rischi.

E controllare, man mano che il tempo passa, che tutto venga analizzato e realizzato nei tempi previsti.

Eccoci alla fine

Questi compiti sarebbero già sufficienti per dare una buona organizzazione al viaggio, anche se, di fatto, rappresentano solo una parte degli adempimenti necessari per una buona gestione dei progetti. Però, anche così, sono sicura che almeno una di queste attività ti suoni strana. Sto parlando dell’analisi dei rischi: ti sei mai preso la briga di riflettere, prima di partire, su tutto quello che potrebbe andare male e di organizzare un piano B?

Concludendo, ognuno di noi ha quotidianamente a che fare con dei progetti, grandi o piccoli che siano. La maggior parte di questi progetti possono essere gestiti in modo intuitivo, ma ce ne sono una parte che, per la loro importanza, difficoltà o articolazione meritano delle attenzioni in più. I metodi di Project Management, oltre a fornire gli strumenti e i processi per iniziare, condurre e concludere un progetto senza rischiare di tralasciare nessun aspetto importante, favoriscono l’apprendimento di un’attitudine mentale utilissima e spendibile in molti aspetti della nostra vita.

A chi serve il Project Management?

A chiunque si trovi a dover gestire dei progetti o a farne parte:

• Agli insegnanti o professori di ogni ordine e grado, per proporre nuovi progetti o per controllare quelli realizzati da altri.
• Ai professionisti dell’area sanitaria, per ideare e condurre i progetti presso gli istituti scolastici e le università, le aziende sanitarie, le aziende private, per organizzare la ricerca e per acquisire una delle competenze di base per la governance aziendale.
• Ai professionisti che lavorano nel campo artistico o umanistico, per proporre e gestire i progetti presso i musei, le biblioteche, nei siti archeologici e per la gestione del patrimonio artistico.
• Agli architetti ed ingegneri per la gestione dei progetti edili.
• Ai professionisti dell’Information Technology, dato che ormai ne costituisce una delle conoscenze di base.
• A chi si occupa di volontariato, per acquisire le competenze necessarie per l’accesso ai finanziamenti e per la loro gestione.
• A chi lavora nelle piccole e medie imprese, per tutti i motivi menzionati sopra.
• Agli studenti.
• E molti altri….

Il Time Management →

E’ possibile, a richiesta, organizzare corsi di formazione in modalità sincrona, sempre a distanza, che eroghino crediti ECM per la formazione in sanità, sul tema del project management. Dato, però, il costo fisso che deve essere sostenuto per l’accreditamento del corso indipendentemente dal numero di discenti, è indispensabile che i gruppi siano composti da almeno 10 persone. Questo per evitare che la quota di partecipazione risulti troppo gravosa, in quanto diminuirebbe in proporzione al numero di partecipanti.

Rispetto all’attuale corso in FAD asincrona, chiamato “Il project management: sintesi e applicazione”, che eroga 10 ECM e già disponibile sulla piattaforma del provider Geco Formazione, un corso in FAD sincrona potrebbe arrivare ad erogare fino a 36 ECM, in base alla durata del corso in termini di numero di ore. Questo considerando che vengono riconosciuti da Ministero 1,5 ECM per ogni ora di corso e che, sulla scorta della mia esperienza, un buon corso su questo tema potrebbe durare tra le 16 e 24 ore, in relazione alle esigenze e all’organizzazione delle lezioni.

Faccio degli esempi: se, ad esempio, si decidesse di organizzare il corso in lezioni di due ore, da erogare dalle 18 alle 20 di ogni mercoledì, si potrebbe decidere, per non farlo risultare scomodo, di farlo durare massimo 2 mesi, per un totale, quindi, di 16 ore. In questo caso i crediti erogati sarebbero 24.
Se, invece, si decidesse di erogare il corso in lezioni di 4 ore, ad esempio il sabato mattina, si potrebbe pensare a 6 incontri, in modo da farlo durare complessivamente un mese e mezzo. In questo caso le ore sarebbero 24 e gli ECM erogati 36.
La lunghezza del corso non inciderebbe sugli argomenti spiegati, che comunque rimarrebbero gli stessi, ma sul numero di esercitazioni e di casi pratici che potrebbero venire svolti durante le lezioni.

Se pensi di essere interessata/o ad un corso in FAD sincrona scrivimi pure, senza alcun obbligo o vincolo futuro, all’indirizzo info@acuomemtem.it o attraverso il modulo di contatto, esprimendomi le tue esigenze in termini organizzativi. Dopo aver raccolto diverse potenziali adesioni, potrei pensare di organizzare un corso che raccolga un po’ le esigenze di tutti e di proporvelo.